Jak nie organizować imprez

 Czyli organizacyjna porażka choć cała imprezka została okrzyknięta udaną;)

Jakiś czas temu byłam prowokatorką pewnego spotkania. Choć spotkanie finalnie wszyscy uczestnicy uznali za bardzo udane chciałabym napisać coś o jego organizacji. Może ktoś w przyszłości wyciągnie wnioski z moich doświadczeń i ustrzeże się moich błędów, a właściwie jednego błędu, za to dość hmm podstawowego.

Cel był taki: spotkanie kilkunastu osób: kilku rodzin z małymi dziećmi, wspólny obiad, posiedzenie do późnej nocy, przy herbatce rzecz jasna, a następnego dnia wspólne śniadanie i wyjazd do swoich domów. Z uwagi, że większości z nas towarzyszyć miały małe dzieci i że chciałyśmy posiedzieć do późna i „poplotkować” nie mogło być mowy o restauracji, a raczej o hotelu/motelu z jakąś wspólną salą, gdzie sobie usiądziemy razem a później zostaniemy tam wszyscy na noc.

Czy mogło być więc coś bardziej banalnego:

Dzień dobry. Potrzebuję noclegu dla 12 osób dorosłych + 7 dzieci w wieku od 1,5 do 5 lat. Przyjazd w sobotę, wyjazd w niedzielę. W sobotę chcielibyśmy zjeść u Państwa wspólny obiad, posiedzieć wszyscy razem wieczorem, w niedzielę po śniadaniu wyjechać.

Gdybyśmy dysponowały nieograniczonymi środkami z cała pewnością wynajęłybyśmy sobie piętro hotelu i salę w restauracji, i opiekunkę do dzieci jeszcze, a co! Ale fundusze ograniczone więc i zamiast ofert hotelu z co najmniej trzema gwiazdkami szukałam ofert wśród pensjonatów czy obiektów agroturystyki.

Na kilka wysłanych maili otrzymałam tylko jedną odpowiedź: na jedną noc nie przyjmujemy. I OK., mamy jasność. Pozostałych odpowiedzi się nie doczekałam, zaczęłam więc dzwonić. Wiem, że z tymi mailami jest różnie, zwłaszcza, że większość z tych obiektów nie ma własnej strony, a oferty są zawieszone na portalach typu: noclegi czy nocujemy.

Pani z pensjonatu, w którym się spotkaliśmy odebrała telefon od razu, powiedziałam jej więc co potrzebujemy i na kiedy.

Pani odpowiedziała, że termin jak najbardziej jej odpowiada, na tyle osób to proponuje nam nocleg w jednym budynku, gdzie miejsc noclegowych jest 21, więc wszyscy się zmieścimy. Cena za nocleg od osoby. W budynku jest wspólna, wyposażona kuchnia, będziemy mieli więc gdzie zjeść, ale niestety obiadem nas nie uraczy bo sami obiadów nie prowadza, ale może nam polecić restaurację lub firmę, która pyszne jedzenie nam dowiezie na miejsce. Powiedziała, że ich klienci często korzystają z usług tej firmy i są bardzo zadowoleni. Musiałam to skonsultować z dziewczynami, bo wiadomo sama takiej decyzji nie podejmę, ale wyglądało to na całkiem sensowne rozwiązanie, w każdym razie do przyjęcia.

Zgoda była jednogłośna, kolejnym argumentem takim zupełnie pobocznym i nie mającym wpływu na ostateczny wybór, ale wielce efektownym była nazwa tegoż przybytku, która wszystkim nam naówczas była niezmiernie bliska.

Na maila Pani nie odpowiedziała, bo ona na tych internetach to się nie zna, jak ktoś zadzwoni to tak, to wszystko powie wtedy, ale żeby odpisać to musi córkę prosić, albo kogoś itp. itd. Ledwie uprosiłam, żeby mi nr konta do wpłaty zaliczki mailem przesłali, co by jakiś znak był namacalny chociaż.

Decyzja zapadła, lokal został zarezerwowany, zaliczka zapłacona.

Miejsce spotkania zaplanowane było dosyć daleko ode mnie, bo ok. 300km, nie miałam więc możliwości sprawdzenia wszystkiego osobiście, zobaczenia na własne oczy, ale uznałam, że wszystko jest w miarę dogadane. W miarę zbliżania się terminu denerwowałam się jednak coraz bardziej i zadzwoniłam do pani przed umówioną datą z pytaniem, czy ja z rodziną mogę zanocować już dzień wcześniej,  w sumie to chciałam chociaż od rana czuwać nad wszystkim na miejscu. Pani powiedziała, że nie ma problemu, właśnie zaczęła grzać, bo poza sezonem jak nie ma klientów, to pokoje nie ogrzewane są.

No i przyjechaliśmy w środku nocy.

Jak mi pani pokazała kuchnię, a w zasadzie kuchenkę to czerwone światełko nad głową mi się zapaliło, ale że to było sporo po północy, a mi się obie dziewczynki obudziły to temat musiałam zostawić do rana.

Rano z bijącym sercem poszłam obejrzeć jeszcze raz tę wspólną przestrzeń, co to szumnie kuchnią nazwano.  Pomieszczenie małe (nie wiem jak w sezonie ci wszyscy goście się tam mieszczą) jest co prawda kuchnia gazowa, lodówka i mikrofala i zlew nawet, nie wspominając o braku gąbki do mycia i pustej butelce po płynie do naczyń, ale przy stoliku to 6 osób to maks a i tak zbyt luźno mieć nie będą, a nas 12 plus 7 wszędobylskich małolatów. I jeszcze wejście TYLKO z podwórka, co zwłaszcza w nocy, zimą i z małymi dziećmi jakoś trudno przełknąć. Dzwonię więc do pani właścicielki gdzie tu można jakoś stolik dodatkowy wygospodarować, przynieść, wstawić, co byśmy jakimś cudem wszystkie cztery litery usadzić mogli. 

Pani zeszła  do mnie i mówi, że nie ma jak, bo jakie tam stoliki będziemy nosić, ona ma to co ma i już. No bo gdyby to lato było to ona takie stoliki na dworze by nam udostępniła, ale teraz luty to nie ma jak.

No myślałam, że zejdę tam na zawał! Dziewczyny w drodze, obiad zamówiony na dostawę pod ten adres, a pani mi mówi, że nie będzie go zjeść! Powiedziała, że pomyśli i przyjdzie.

Roztrzęsiona nieco poszłam do pokoju podzielić się najnowszymi wieściami z Połówką. Pani za chwile przyszła za mną i mówię jej jeszcze raz na spokojnie: przecież pisałam Pani i mówiłam, że nas będzie razem ze 30 osób, że pisałam, że chcemy tu zrobić spotkanie, że siedzieć chcemy do nocy, że dlatego chcemy nocować i mieć to wszystko na miejscu i pod ręką i pod kontrolą, że przyjeżdżamy z całego kraju, i że jak to jest, że zapewniała, że ma wspólną kuchnię a okazuje się, że zjeść powinniśmy osobno, najlepiej w swoich pokojach. Pani udała wielce zdziwioną, z eona to przecież nie wiedziała, że my tu chcemy jakieś takie spotkanie zrobić, że ona nie wie, bo może by się jednak nie zgodziła, no bo ona sobie to jednak INACZEJ wyobrażała. Czasu na dyskusje z Panią nie było, bo właśnie na podwórko wjechała pierwsza z uczestniczek spotkania. Gdyby było więcej czasu do godziny spotkania wierzcie mi, że zabrałabym się na szybko i przeniosła cała imprezkę gdzie indziej, ale nie było już jak!

Pani  zaproponowała więc, że pokoi jest więcej niż nas, więc my w tym jednym możemy sobie wszyscy usiąść, do którego nam łaskawie drzwi otworzy i trudno, jakoś to przeżyje. Musiałam solennie przyobiecać, że nic nie pobrudzimy, nie uszkodzimy a te stoły co to poprzynosimy, to poodstawiamy na miejsca a i tak Pani nosem kręciła jak królik na marchewkę tylko ona zgoła z niechęcią a nie wręcz przeciwnie.

Pierwsi goście więc zamiast się gościć od razu zostali zapędzeni do noszenia stołów, krzeseł tudzież innych tapczanów, ciasno było strasznie, ale tuż przed przyjazdem gości głównych wszyscy się w pokoju upchnęliśmy i nie podusiliśmy się ze ścisku mimo wszystko.

Spotkanie się udało, towarzystwo było przednie, i nikt nie zwracał uwagi na to, że ciasno, niewygodnie, że zamiast duży wspólny stół to mamy chyba 7 stoliczków małych, że jak czegoś zabrakło to trzeba było biegać do kuchni piętro niżej i po zimnie, ważne że siedzieliśmy razem do późnej nocy i świetnie się bawiliśmy.

Następnego dnia zjedliśmy wspólne śniadanie, poroznosiliśmy wszystko na miejsca i rozjechaliśmy się z żalem.

Najlepsze jednak było na koniec: za pokój, który musiał udawać wspólną salę (w którym nie zużyta była pościel, wszystko pozostawione w stanie dobrym, że pozostało co najwyżej odkurzyć), bo istniejąca „kuchnia” nijak się w roli spełnić nie mogła, została naliczona normalna opłata jak za nocleg w tymże pokoju.

Tak że więc na przyszłość do zapamiętania jeden wniosek: wszystko mieć na piśmie! Nie na telefon, nie na gębę! Nie potrafi pani napisać maila niech napisze faks (a co można zdaje się odebrać taki faks na poczcie), albo list cholera jasna niech napisze! a najlepiej niech pisze maila, jak nie potrafi to trudno, niech pisze córka, matka, sąsiadka, kochanek, listonosz, wsjo rawno, byle było napisane!

A pensjonat nazywa się Kalina